Kasy fiskalne – nowe przepisy 2026. Przewodnik po obowiązkach przedsiębiorcy

Prawidłowa ewidencja sprzedaży na kasie fiskalnej to kluczowy obowiązek każdego przedsiębiorcy. Niedawno weszło w życie nowe Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (2026), które szczegółowo określa nowe przepisy i zasady ich użytkowania.

Jako eksperci z Sale System, na co dzień pomagamy przedsiębiorcom w doborze i serwisowaniu urządzeń fiskalnych. Dlatego przeanalizowaliśmy ten dokument za Ciebie i przygotowaliśmy kompletny przewodnik po kasach fiskalnych i nowych obowiązkach.

Nowe rozporządzenie 2026 – co reguluje i kogo dotyczy?

Nowe rozporządzenie to zbiór szczegółowych zasad dla każdego przedsiębiorcy (w przepisach nazywanego “podatnikiem”), który sprzedaje towary lub usługi i musi używać kasy fiskalnej.

Dokument ten reguluje wszystko:

Jak dokładnie rejestrować sprzedaż na kasie.
Jak i kiedy wystawiać paragony klientom.
Co robić w przypadku zwrotu, reklamacji lub pomyłki.
Jak często robić obowiązkowe przeglądy techniczne.
Kto może legalnie serwisować Twoją kasę (autoryzowany serwisant kas fiskalnych).
Co zrobić z kasą, gdy zamykasz działalność lub wymieniasz urządzenie.

Twoja kasa fiskalna – codzienne obowiązki w pigułce

To najważniejsza część dla każdego właściciela firmy. Oto Twoja codzienna lista zadań związanych z kasą fiskalną:

Paragon ZAWSZE i bez pytania. Przepisy jasno wskazują na wydawanie paragonu fiskalnego jako obowiązek. Musisz go wystawić i wydać klientowi przy każdej sprzedaży, najpóźniej w momencie przyjęcia zapłaty (niezależnie od formy: gotówka, karta, przelew).
Raport dobowy – codzienny obowiązek. Po zakończeniu sprzedaży danego dnia, ale zanim dokonasz pierwszej sprzedaży dnia następnego, musisz wykonać raport fiskalny dobowy.
Raport miesięczny – podsumowanie. Po zakończeniu miesiąca masz czas do 25. dnia następnego miesiąca, aby wygenerować raport fiskalny miesięczny.
Zaliczki też na kasę. Pojawia się pytanie: kasa fiskalna a zaliczka przelewem? Jeśli klient płaci zaliczkę gotówką, paragon wystawiasz od razu. Jeśli przelewem – masz na to czas do końca miesiąca (chyba że wcześniej wydasz mu towar).
Archiwizacja przez 5 lat. Wszystkie raporty fiskalne i kopie ważnych dokumentów musisz przechowywać przez 5 lat.
Widoczny wyświetlacz. Twoja kasa musi być ustawiona tak, aby klient mógł swobodnie widzieć na wyświetlaczu, co jest nabijane.
Poprawne stawki VAT. Upewnij się u swojego serwisanta, że kasa ma poprawnie zaprogramowane stawki podatku (np. A = 23%, B = 8% itd.).

Jak zarejestrować zwrot lub skorygować pomyłkę na kasie fiskalnej?

To częsty błąd! Wbrew pozorom, zwrotów i pomyłek nie koryguje się bezpośrednio na kasie fiskalnej. Prawo wymaga tu prowadzenia oddzielnej dokumentacji.

Ewidencja zwrotów i reklamacji

Nie wiesz, jak zarejestrować zwrot na kasie fiskalnej? Odpowiedź brzmi: nie robisz tego na kasie! Musisz prowadzić oddzielny zeszyt (ewidencję) zwrotów i reklamacji.

W takim zeszycie musisz zapisać:

Datę sprzedaży.
Nazwę towaru lub usługi.
Kwotę, którą zwracasz klientowi.
Powód zwrotu/reklamacji.
Kluczowe: Musisz dołączyć dokument potwierdzający sprzedaż (najlepiej oryginał paragonu od klienta) oraz protokół zwrotu podpisany przez Ciebie i kupującego.

Ewidencja oczywistych pomyłek

Zastanawiasz się, jak skorygować pomyłkę na kasie fiskalnej? Zasada jest podobna. Do tego służy drugi, całkowicie oddzielny zeszyt (ewidencja) oczywistych pomyłek.

Co robisz, gdy się pomylisz?

Natychmiast po zauważeniu błędu, wystawiasz klientowi nowy, poprawny paragon.
Błędny paragon zabierasz od klienta (jeśli to możliwe) i dołączasz go w oryginale do swojej ewidencji pomyłek.
W ewidencji (zwanej też ewidencją zwrotów i pomyłek kasy fiskalnej) opisujesz, co się stało, jaka była błędna i jaka jest poprawna kwota.

Oświadczenie pracownika o obsłudze kasy fiskalnej – co musisz wiedzieć?

Jeśli zatrudniasz kogoś do obsługi kasy, masz dwa kluczowe obowiązki:

Przeszkolić go z zasad obsługi kasy i wydawania paragonów.
Dać mu do przeczytania oficjalną informację o zasadach ewidencji (oficjalny wzór oświadczenia pracownika o obsłudze kasy fiskalnej znajdziesz w załączniku nr 1 do rozporządzenia).
Odebrać od niego podpisane oświadczenie, że zapoznał się z tymi zasadami i jest świadomy kar za ich nieprzestrzeganie. Dokument ten musicie mieć w dwóch egzemplarzach – po jednym dla Ciebie i dla pracownika.

Kasy Online vs. Starsze Typy Kas (z kopią papierową/elektroniczną)

Nowe przepisy wyraźnie rozróżniają kasy online od tych starszych (z kopią elektroniczną lub papierową).

💻 Kasy On-Line (Nowoczesne)

Ich zaletą jest automatyzacja.

Fiskalizacja kasy odbywa się przez internet, a kasa automatycznie łączy się z systemem urzędu skarbowego (Centralne Repozytorium Kas – CRK) i pobiera numer ewidencyjny.
Wysyłanie danych o sprzedaży dzieje się automatycznie i na bieżąco.
Kasa fiskalna bez internetu? Jeśli sprzedajesz mobilnie (np. na festynach), możesz złożyć wniosek do urzędu skarbowego o pozwolenie na rzadsze wysyłanie danych (np. raz dziennie).
E-paragon to duża wygoda – za zgodą klienta możesz mu wysłać paragon w formie elektronicznej.

💾 Kasy Starszego Typu (z zapisem kopii)

Tu obowiązków jest więcej po stronie przedsiębiorcy.

Zgłoszenie do urzędu: Po fiskalizacji przez serwisanta, masz 7 dni na samodzielne zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego (na specjalnym formularzu).
Numer ewidencyjny kasy: Po nadaniu go przez urząd, musisz go trwale nanieść na obudowę kasy i wpisać do jej książki.

Co ile obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej? Serwis i obowiązki

Twoja kasa to urządzenie urzędowe, dlatego nie możesz o nim zapominać.

1. Obowiązkowy przegląd techniczny

To Twój kluczowy obowiązek. Musisz zlecać obowiązkowy przegląd techniczny kasy nie rzadziej niż co 2 lata.

Wyjątek: Taksówkarze robią to co 25 miesięcy, razem z legalizacją taksometru.
Zawieszenie firmy: Jeśli masz zawieszoną działalność, nie musisz robić przeglądu. Ale musisz go wykonać zaraz po wznowieniu firmy, zanim zaczniesz znów sprzedawać.

2. Autoryzowany serwis

Nie możesz sam naprawiać kasy ani nie może tego robić Twój pracownik.
Serwisem i przeglądami mogą zajmować się tylko uprawnione firmy (jak Sale System), które mają autoryzację producenta danej kasy. To autoryzowany serwisant kas fiskalnych. Warto wiedzieć, że Sale System jest autoryzowanym partnerem serwisowym wszystkich wiodących producentów kas w Polsce.
Serwis ma obowiązek zareagować na zgłoszenie awarii w ciągu 48 godzin (chyba że umówicie się inaczej).
Wszystkie naprawy i przeglądy są odnotowywane w książce kasy fiskalnej.

Co zrobić z kasą fiskalną po zamknięciu działalności? Wyrejestrowanie kasy krok po kroku

Kasy fiskalnej nie można po prostu wyrzucić. Gdy zamykasz firmę lub wymieniasz kasę na nową, musisz przejść oficjalną procedurę jej wyrejestrowania.

Oto wyrejestrowanie kasy krok po kroku:

Wezwij serwisanta. To jest obowiązkowe- tel. 500-660-610
Serwisant robi odczyt. Dokona on końcowego odczytu całej pamięci fiskalnej kasy (tzw. raport fiskalny rozliczeniowy) i sporządzi z tej czynności oficjalny protokół.
Zgłoś do Urzędu Skarbowego. Masz 5 dni od dnia sporządzenia protokołu, aby złożyć go w swoim urzędzie skarbowym wraz z raportem rozliczeniowym i wnioskiem o wyrejestrowanie kasy.

Sale System – Zyskaj 900 zł zwrotu i darmową fiskalizację!

Zarządzanie kasą fiskalną i śledzenie przepisów może wydawać się skomplikowane, ale to kluczowy element legalnego prowadzenia biznesu. Pamiętaj, że nie jesteś z tym sam. Jako autoryzowany serwis wszystkich producentów kas w Polsce, Sale System zapewnia pełne wsparcie na każdym etapie.

Masz pytania, jaką kasę fiskalną wybrać w 2026? Chcesz skorzystać z ulgi na zakup kasy online?

Skontaktuj się z ekspertami Sale System! Pomożemy Ci uzyskać zwrot w wysokości aż 900 zł za zakup kasy – to 700 zł standardowej ulgi z Urzędu Skarbowego i dodatkowe 200 zł od Sale System!

KASY Z RABATEM 900 zł

Co więcej, oferujemy: