Obowiązek kasy fiskalnej w 2026 roku: Kompleksowy Przewodnik po Obowiązkach, Limitach i Zmianach

Rok 2026 przyniesie istotne zmiany dla polskich przedsiębiorców w zakresie ewidencjonowania sprzedaży. Choć podstawowy limit zwolnienia z kasy fiskalnej pozostanie bez zmian, nowe regulacje obejmą kolejne branże, a cyfryzacja rozliczeń nabierze tempa wraz z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przedstawiamy kluczowe informacje, które każdy przedsiębiorca powinien znać, aby prawidłowo przygotować się na nadchodzące wymogi.

Obowiązek Kasy Fiskalnej w 2026 roku: Kto Musi Ewidencjonować Sprzedaż?

Zasadniczo, obowiązek kasy fiskalnej w 2026 roku nadal będzie dotyczył przedsiębiorców dokonujących sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Istnieją jednak pewne zwolnienia oraz wyjątki od tej reguły.

Najważniejszą nowością wchodzącą w życie w 2026 roku jest rozszerzenie obowiązku ewidencjonowania na kolejne grupy usługodawców. Zgodnie z nowym rozporządzeniem Ministra Finansów, od 1 kwietnia 2026 roku do grona podmiotów zobowiązanych do posiadania kasy fiskalnej dołączą firmy świadczące:

• Usługi parkingowe, wliczając w to sprzedaż realizowaną za pośrednictwem automatów parkingowych.

Jest to kontynuacja trendu uszczelniania systemu podatkowego i obejmowania fiskalizacją kolejnych sektorów gospodarki.

Limit do Kasy Fiskalnej w 2026 roku Pozostaje Stabilny

Dobrą wiadomością dla drobnych przedsiębiorców jest utrzymanie dotychczasowego progu zwolnienia podmiotowego. Limit do kasy fiskalnej w 2026 roku wynosić będzie 20 000 zł rocznego obrotu netto ze sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych.

Kluczowe zasady dotyczące limitu:

• Przedsiębiorcy kontynuujący działalność: Jeśli obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych w 2025 roku nie przekroczył 20 000 zł, w 2026 roku nadal mogą korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej (do momentu przekroczenia tego limitu).
• Nowi przedsiębiorcy: Firmy rozpoczynające działalność w 2026 roku, które planują sprzedaż na rzecz osób prywatnych, muszą obliczyć limit proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w danym roku. Przekroczenie proporcjonalnego limitu będzie wiązało się z koniecznością instalacji kasy.

Kasa Fiskalna dla Kogo: Kto Jest Zwolniony, a Kto Musi Mieć Kasę Bez Względu na Limit?

Należy pamiętać, że limit do kasy fiskalnej nie ma zastosowania w przypadku niektórych rodzajów działalności. Niezależnie od wysokości osiąganego obrotu, kasę fiskalną od pierwszej transakcji muszą posiadać m.in. przedsiębiorcy świadczący usługi:

• Prawnicze
• Lekarskie i dentystyczne
• Fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne
• Gastronomiczne
• Naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, które ma obowiązywać w latach 2025-2027, utrzymuje tę listę.

Kasa Fiskalna 2026 a Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Rok 2026 to także przełomowy moment dla fakturowania w Polsce. Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wpłynie na wszystkich przedsiębiorców, również tych korzystających z kas fiskalnych.

Harmonogram wdrożenia KSeF w 2026 roku:

• Od 1 lutego 2026 r. – dla firm, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

Oznacza to, że obok ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury (na żądanie klienta lub dla innych firm) w ustrukturyzowanej formie za pośrednictwem ogólnokrajowego systemu.

Jak Zgłosić Kasę Fiskalną: Krok po Kroku

Proces instalacji i zgłoszenia kasy fiskalnej jest sformalizowany i wymaga dopełnienia kilku obowiązków. Poniżej przedstawiamy uproszczony schemat postępowania.

1. Wybór i zakup kasy: Przedsiębiorca musi nabyć kasę fiskalną online, która spełnia wymogi techniczne i jest dostosowana do profilu jego działalności. Warto pamiętać, że kasę w 2026 można zakupić w dogodnych ratach i uzyskać dodatkowo ulgę nawet do 900 zł. Składa się na nią dofinansowanie w kwocie 700 zł z Urzędu Skarbowego oraz dodatkowe rabaty, jak np. 200 zł z kodem KASA200 w wybranych ofertach.
2. Fiskalizacja: To kluczowy, jednorazowy proces, który jest przeprowadzany przez uprawnionego serwisanta. Polega on na trwałym zapisie numeru NIP podatnika w pamięci fiskalnej urządzenia i uruchomieniu trybu fiskalnego.
3. Zgłoszenie do Urzędu Skarbowego:
   • Kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (starszego typu): Po fiskalizacji, w ciągu 7 dni, serwisant przesyła zgłoszenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Urząd nadaje kasie numer ewidencyjny, który należy trwale umieścić na obudowie urządzenia.
   • Kasy online: Proces zgłoszenia jest w dużej mierze zautomatyzowany. Kasa po połączeniu z internetem automatycznie przesyła dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), co jest równoznaczne ze zgłoszeniem.

Rejestracji i aktualizacji danych dotyczących kasy można dokonać osobiście w urzędzie, listownie lub elektronicznie za pośrednictwem portalu Biznes.gov.pl.

Profesjonalne Wsparcie w Wyborze i Wdrożeniu

Wybór odpowiedniej kasy fiskalnej i przejście przez cały proces wdrożenia może być wyzwaniem. Warto skorzystać z pomocy specjalistów, takich jak Sale System, którzy oferują kompleksową pomoc – od doradztwa w wyborze odpowiedniego urządzenia, po pełne wdrożenie. Co ważne, specjaliści zajmują się również całym procesem rejestracji, dzięki czemu klient nie musi samodzielnie zgłaszać kasy fiskalnej do urzędu. Poza kasami, dostępne są również terminale płatnicze w programie Polska Bezgotówkowa. To pozwala na przyjmowanie płatności kartą bez dodatkowych kosztów przez określony czas i jest odpowiedzią na potrzeby nowoczesnych konsumentów.

Najczęściej Wybierana Kasa Fiskalna w 2025 roku

Dobrym przykładem popularnego urządzenia, które zdobyło zaufanie wielu przedsiębiorców, jest model Posnet Ergo Online. W 2025 roku był to jeden z najczęściej wybieranych modeli, dostępny już w cenie od 1150 zł netto, często w zestawie z darmową fiskalizacją oraz terminalem płatniczym.

Podsumowując, rok 2026 utrwali dotychczasowe zasady dotyczące limitu do kasy fiskalnej, ale jednocześnie rozszerzy obowiązek kasy fiskalnej na nowe branże. Kluczowym wyzwaniem dla wszystkich przedsiębiorców będzie dostosowanie się do rewolucji cyfrowej, jaką niesie ze sobą obowiązkowy KSeF. Staranne zaplanowanie tych zmian pozwoli uniknąć problemów i zapewnić płynne funkcjonowanie firmy w nowej rzeczywistości podatkowej.

PODCAST