Elektroniczna kopia paragonu – korzyści i wymogi prawne
Wraz z rozwojem technologii i zmianami w przepisach fiskalnych, tradycyjne kasy fiskalne z papierowymi kopiami paragonów ustępują miejsca nowoczesnym rozwiązaniom. Jednym z nich jest elektroniczna kopia paragonu, która oferuje przedsiębiorcom wygodę, oszczędność i zgodność z obowiązującymi regulacjami.
Czym jest elektroniczna kopia paragonu?
Elektroniczna kopia paragonu to cyfrowy zapis wszystkich wystawianych paragonów, przechowywany w pamięci kasy fiskalnej lub na zewnętrznych nośnikach, takich jak karta SD. Rozwiązanie to zastępuje tradycyjny mechanizm drukujący drugą kopię paragonu na papierze, co było standardem w starszych urządzeniach.
Zalety elektronicznej kopii paragonu
- Oszczędność materiałów eksploatacyjnych
Brak potrzeby używania drugiej rolki papieru oznacza mniejsze koszty związane z zakupem materiałów eksploatacyjnych, takich jak papier termiczny. To także ekologiczne rozwiązanie, które generuje mniej odpadów. - Łatwość przechowywania danych
Elektroniczne kopie paragonów zajmują znacznie mniej miejsca niż tradycyjne papierowe archiwa. Przechowywane cyfrowo dane można łatwo zabezpieczyć, skopiować lub przesłać, co ułatwia zarządzanie dokumentacją. - Szybki dostęp do danych
Dzięki cyfrowemu zapisowi, odnalezienie konkretnego paragonu jest znacznie prostsze i szybsze w porównaniu do przeszukiwania papierowych archiwów. - Zgodność z nowymi przepisami
Od 2019 roku przedsiębiorcy w Polsce są zobowiązani do używania kas fiskalnych online, które muszą posiadać funkcję przechowywania elektronicznej kopii paragonów. Spełnianie tego wymogu pozwala uniknąć problemów podczas kontroli skarbowych.
Jak działa elektroniczna kopia paragonu?
W momencie wystawienia paragonu kasa fiskalna zapisuje jego kopię w formacie cyfrowym w swojej pamięci. Dane te mogą być automatycznie przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) lub przechowywane lokalnie na wymiennym nośniku, np. karcie SD. Przedsiębiorca ma obowiązek zabezpieczyć te dane i przechowywać je przez określony czas, zgodnie z przepisami prawa.
Czy każda kasa fiskalna posiada funkcję elektronicznej kopii paragonu?
Nie wszystkie kasy fiskalne oferują tę funkcję. Starsze modele wyposażone są wyłącznie w mechanizm drukujący kopię papierową. Dlatego przedsiębiorcy, którzy chcą dostosować swoje urządzenia do obecnych wymogów, muszą zainwestować w kasy fiskalne online lub te z funkcją elektronicznej kopii paragonu.
Obowiązki przedsiębiorców związane z elektroniczną kopią paragonu
- Przechowywanie danych
Dane muszą być przechowywane w sposób bezpieczny przez co najmniej 5 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. - Zabezpieczenie przed utratą
Przedsiębiorca jest zobowiązany do regularnego tworzenia kopii zapasowych, aby uniknąć utraty danych w przypadku awarii urządzenia. - Zapewnienie dostępu podczas kontroli
Organy skarbowe mogą zażądać dostępu do elektronicznych kopii paragonów w trakcie kontroli. Dane powinny być łatwo dostępne i odpowiednio zorganizowane.
Podsumowanie
Elektroniczna kopia paragonu to nowoczesne rozwiązanie, które ułatwia życie przedsiębiorcom, pozwalając na oszczędność czasu i kosztów, a także zgodność z przepisami prawa. Wdrożenie takiego systemu przynosi liczne korzyści, zarówno w aspekcie finansowym, jak i organizacyjnym. Decydując się na zakup kasy fiskalnej, warto wybrać model z funkcją elektronicznej kopii, aby zapewnić sobie wygodę i bezpieczeństwo w prowadzeniu działalności.