Pogotowie fiskalne 24h
Pogotowie fiskalne w Warszawie i okolicach, a zdalnie na terenie całej Polski. Jeżeli potrzeba, jesteśmy czynni całą dobę oraz w niedzielę i święta. Jeżeli potrzebujesz pomocy w sprawie kas fiskalnych, systemów sprzedaży lub czegokolwiek co tyczy się branży IT (komputery, serwery, sieci LAN WiFi). Jeżeli posiadasz program Dotykacka, POS Bistro, S4H, PC Market, WF Mag, Subiekt lub inny program sprzedażowy i masz problem- zadzwoń i umów się na pomoc zdalną lub dojazd.
Zadzwoń pod numer 609-848-068
Nasz autoryzowany serwis:
POSNET, NOVITUS, ELZAB, ACLAS, FAREX, DATECS, IPOS, DOTYKACKA, INSERT, INSOFT
Gotowy jest Ci pomóc o każdej porze dnia i nocy.
Zdalna pomoc przez Team Viewer
Wystarczy, że masz zainstalowany program Team Viewer. Program możesz ściągnąć ze strony producenta www.teamviewer.com lub klikając w link poniżej. Połączymy się zdalnie i postaramy się pomóc.
Cennik pomocy zdalnej
250 zł netto r/g
Poniedziałek- Piątek 8:00-16:00
350 zł netto r/g
Poza godzinami wyżej wymienionymi
450 zł netto r/g
Niedziela i Święta
Cennik usług z dojazdem do klienta
Cena ustalana jest zgodnie z powyższym cennikiem oraz dodatkowymi kosztami pobocznymi, takimi jak koszty zastosowanych części oraz dojazdu.
Twoje stałe pogotowie fiskalne
Masz możliwość podpisania umowy serwisowej. Dzięki stałemu wsparciu, pomoc oraz usługi serwisowe otrzymujesz w ramach abonamentu. Umów się na rozmowę i otrzymaj ofertę dopasowaną do Twoich wymagań i potrzeb.
Zadzwoń pod numer 609-848-068
Kontakt do producentów
Systemy POS i kasoterminale
iPOS – 22 307 37 47
DOTYKACKA – 223 078 588
POS BISTRO – 503 708 001
GO POS – 790 295 124
Terminale płatnicze
POLCARD (FISERV) – 22 515 30 05
PAYTEL – 18 521 18 00
PLANET PAY (IT CARD) – 86 216 11 70
ELAVON – 22 306 03 16
Polskie ePłatności – 17 859 69 69
Programy sprzedażowe
INSERT (Subiekt) – 71 78 76 110
INSOFT (PC MARKET) – 12 415 23 72
WAPRO (WF MAG) – 22 702 89 02
Filmy szkoleniowe:
POSNET Ergo online
FAQ- Pytania i odpowiedzi:
1. Kiedy jestem zobowiązany do zainstalowania kasy fiskalnej?
Obowiązek zainstalowania kasy fiskalnej zależy od rodzaju prowadzonej działalności oraz osiąganych obrotów. W Polsce przepisy nakładają obowiązek używania kas fiskalnych na większość przedsiębiorców świadczących usługi dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Istnieje jednak lista zwolnień, która obejmuje m.in. niektóre usługi edukacyjne, medyczne czy finansowe, pod warunkiem, że nie przekraczają określonego limitu obrotu rocznego. Dla niektórych działalności, jak np. handel paliwami, gastronomia, fryzjerstwo, mechanika pojazdowa, kasę fiskalną należy zainstalować niezależnie od wielkości obrotu. Istnieją także wyjątki dla działalności sezonowych lub nieregularnych, które mogą stosować zwolnienie do określonego limitu.
2. Jakie są różnice między kasą fiskalną a drukarką fiskalną?
Kasa fiskalna to samodzielne urządzenie, które służy do ewidencjonowania sprzedaży. Może być używana bez dodatkowego oprogramowania – wbudowany system pozwala na rejestrowanie sprzedaży, generowanie raportów oraz drukowanie paragonów. Z kolei drukarka fiskalna jest urządzeniem bardziej zaawansowanym, ale wymaga połączenia z komputerem oraz specjalnym oprogramowaniem sprzedażowym, które przechowuje dane o sprzedaży. Drukarki fiskalne są popularne w większych punktach sprzedaży, gdzie wymagane jest połączenie z systemem zarządzania sprzedażą, magazynem czy analizą danych. Wybór między kasą a drukarką fiskalną zależy od potrzeb firmy – małe punkty sprzedaży zazwyczaj korzystają z kas, natomiast większe sklepy i sieci handlowe – z drukarek fiskalnych.
3. Jakie są obowiązki związane z użytkowaniem kasy fiskalnej?
Użytkowanie kasy fiskalnej wiąże się z przestrzeganiem szeregu obowiązków, które są określone w polskim prawie podatkowym. Każdy sprzedawca, który posiada kasę fiskalną, musi wystawiać paragon dla każdego klienta oraz przekazywać go wraz z zakupionym towarem lub usługą. Obowiązkiem jest także codzienne generowanie raportów dobowych, które sumują całkowitą dzienną sprzedaż, oraz comiesięczne raporty miesięczne. Każdy użytkownik kasy musi również przechowywać kopie paragonów przez określony okres, zwykle wynoszący pięć lat. Kolejnym obowiązkiem jest regularne wykonywanie przeglądów technicznych kasy, zazwyczaj co dwa lata. W przypadku awarii kasy, sprzedaż należy wstrzymać lub prowadzić za pomocą kasy rezerwowej.
4. Co to jest fiskalizacja kasy i czy jest obowiązkowa?
Fiskalizacja kasy to proces, w którym moduł fiskalny urządzenia zostaje aktywowany w celu rejestrowania sprzedaży w sposób zgodny z przepisami fiskalnymi. W Polsce fiskalizacja jest procesem jednorazowym i wykonywanym przez uprawnionego serwisanta. Po zakończeniu fiskalizacji kasa staje się urządzeniem fiskalnym, czyli przeznaczonym do ewidencjonowania obrotu oraz kwot podatku należnego. Fiskalizacja jest obowiązkowa dla wszystkich urządzeń używanych do rejestrowania sprzedaży i musi być przeprowadzona przed rozpoczęciem pracy kasą. Proces ten zabezpiecza dane o sprzedaży przed manipulacjami i zapewnia zgodność z przepisami prawa. Po fiskalizacji kasa zapisuje każdy paragon w pamięci fiskalnej, co umożliwia późniejsze kontrole skarbowe.
5. Jakie są terminy wykonywania raportów dobowych i miesięcznych?
Raporty dobowe i miesięczne są jednym z obowiązkowych dokumentów związanych z prowadzeniem sprzedaży na kasie fiskalnej. Raport dobowy należy wykonywać codziennie po zakończeniu sprzedaży – jest on wymagany, aby zamknąć sprzedaż danego dnia i rozpocząć sprzedaż następnego dnia z czystym kontem. Raport miesięczny natomiast wykonywany jest po zakończeniu danego miesiąca, zazwyczaj do 25 dnia kolejnego miesiąca. Raporty te są kluczowe dla prawidłowego prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej, gdyż zawierają sumę sprzedaży oraz należnego podatku VAT. Brak regularnego wykonywania raportów może prowadzić do sankcji ze strony urzędów skarbowych, ponieważ uniemożliwia to prawidłowe rozliczenie podatku.
6. Czy mogę skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej?
W Polsce przedsiębiorcy rozpoczynający ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej mogą skorzystać z ulgi na jej zakup, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów. Kwota ulgi wynosi do 90% wartości urządzenia, jednak nie może przekroczyć 700 zł na każdą kasę. Aby skorzystać z ulgi, konieczne jest zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego, a także terminowe rozpoczęcie ewidencjonowania. Ponadto, ulga przysługuje tylko na zakup nowych kas, nie na urządzenia używane. Warto pamiętać, że w przypadku niedopełnienia obowiązków związanych z użytkowaniem kasy, takich jak regularne przeglądy techniczne, podatnik może zostać pozbawiony prawa do ulgi lub będzie musiał ją zwrócić. Ulga na zakup kasy ma na celu wspieranie firm w dostosowaniu się do przepisów dotyczących ewidencjonowania sprzedaży.
7. Co zrobić w przypadku awarii kasy fiskalnej?
W razie awarii kasy fiskalnej przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie zaprzestać jej używania i, jeśli to możliwe, przełączyć się na kasę rezerwową, jeśli taką posiada. Kasy rezerwowe są używane w celu ciągłości prowadzenia ewidencji sprzedaży podczas niespodziewanych awarii głównego urządzenia fiskalnego. Jeżeli przedsiębiorca nie posiada kasy rezerwowej, sprzedaż musi zostać wstrzymana do czasu usunięcia usterki. Awarię kasy należy zgłosić do autoryzowanego serwisu, który jest odpowiedzialny za naprawę urządzenia i ponowne jego uruchomienie. Po naprawie należy sprawdzić, czy kasa prawidłowo zapisuje i drukuje paragony oraz czy nie utraciła danych sprzedaży. Przedsiębiorca powinien także pamiętać o wpisaniu awarii do książki kasy fiskalnej, która służy do rejestrowania wszelkich interwencji serwisowych.
8. Jakie są konsekwencje niewykonania obowiązkowego przeglądu technicznego kasy?
Obowiązkowe przeglądy techniczne kas fiskalnych muszą być przeprowadzane co najmniej raz na dwa lata. Przegląd taki wykonywany jest przez uprawniony serwis i obejmuje kontrolę działania urządzenia, w tym stanu pamięci fiskalnej, drukarki oraz innych mechanizmów. Niewykonanie przeglądu technicznego w wyznaczonym terminie może skutkować konsekwencjami finansowymi dla przedsiębiorcy, takimi jak mandaty, a także pozbawieniem prawa do ulgi na zakup kasy fiskalnej. Urząd skarbowy może również nałożyć dodatkowe sankcje w przypadku systematycznego unikania przeglądów technicznych. Przedsiębiorca powinien dbać o terminowość przeglądów, aby zapewnić, że kasa jest w pełni sprawna i zgodna z przepisami. Regularne przeglądy nie tylko zapewniają zgodność z przepisami, ale też minimalizują ryzyko awarii i przerw w sprzedaży.
9. Czy mogę używać kasy z papierowym zapisem kopii po 1 stycznia 2023 r.?
Kasy z papierowym zapisem kopii mogą być używane po 1 stycznia 2023 roku, jednakże istnieją branże, dla których wymagana jest wymiana na kasy online zgodne z nowymi przepisami. Kasy online mają zdolność przesyłania danych o sprzedaży bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas, co umożliwia bieżący nadzór nad ewidencją. Zgodnie z przepisami, niektóre sektory, takie jak branża hotelarska, gastronomiczna, fryzjerska i kosmetyczna, muszą stosować kasy online, niezależnie od daty zakupu poprzedniego urządzenia. Przedsiębiorcy spoza wymienionych sektorów mogą kontynuować używanie tradycyjnych kas z papierową kopią, aż do momentu ich zużycia lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej. Przepisy te mają na celu zwiększenie transparentności obrotów i ułatwienie kontroli fiskalnych.
10. Jakie są różnice między kasą online a tradycyjną kasą fiskalną?
Kasa online różni się od tradycyjnej kasy fiskalnej głównie tym, że umożliwia automatyczne przesyłanie danych o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową. Dzięki temu, urząd skarbowy ma stały dostęp do bieżących informacji o sprzedaży, co zwiększa transparentność oraz ułatwia wykrywanie nieprawidłowości podatkowych. Tradycyjna kasa fiskalna tego nie oferuje i jedynie przechowuje kopie paragonów wewnątrz urządzenia, najczęściej na rolkach papierowych lub w wersji cyfrowej. Kasy online wymagają stabilnego dostępu do internetu, aby zapewnić regularne przesyłanie danych do CRK, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami, np. w miejscach o słabym zasięgu. Ponadto kasy online są bardziej zaawansowane technologicznie i wyposażone w funkcje zwiększające bezpieczeństwo i kontrolę nad ewidencją sprzedaży.
6. Czy mogę skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej?
W Polsce przedsiębiorcy rozpoczynający ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej mogą skorzystać z ulgi na jej zakup, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów. Kwota ulgi wynosi do 90% wartości urządzenia, jednak nie może przekroczyć 700 zł na każdą kasę. Aby skorzystać z ulgi, konieczne jest zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego, a także terminowe rozpoczęcie ewidencjonowania. Ponadto, ulga przysługuje tylko na zakup nowych kas, nie na urządzenia używane. Warto pamiętać, że w przypadku niedopełnienia obowiązków związanych z użytkowaniem kasy, takich jak regularne przeglądy techniczne, podatnik może zostać pozbawiony prawa do ulgi lub będzie musiał ją zwrócić. Ulga na zakup kasy ma na celu wspieranie firm w dostosowaniu się do przepisów dotyczących ewidencjonowania sprzedaży.
7. Co zrobić w przypadku awarii kasy fiskalnej?
W razie awarii kasy fiskalnej przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie zaprzestać jej używania i, jeśli to możliwe, przełączyć się na kasę rezerwową, jeśli taką posiada. Kasy rezerwowe są używane w celu ciągłości prowadzenia ewidencji sprzedaży podczas niespodziewanych awarii głównego urządzenia fiskalnego. Jeżeli przedsiębiorca nie posiada kasy rezerwowej, sprzedaż musi zostać wstrzymana do czasu usunięcia usterki. Awarię kasy należy zgłosić do autoryzowanego serwisu, który jest odpowiedzialny za naprawę urządzenia i ponowne jego uruchomienie. Po naprawie należy sprawdzić, czy kasa prawidłowo zapisuje i drukuje paragony oraz czy nie utraciła danych sprzedaży. Przedsiębiorca powinien także pamiętać o wpisaniu awarii do książki kasy fiskalnej, która służy do rejestrowania wszelkich interwencji serwisowych.
8. Jakie są konsekwencje niewykonania obowiązkowego przeglądu technicznego kasy?
Obowiązkowe przeglądy techniczne kas fiskalnych muszą być przeprowadzane co najmniej raz na dwa lata. Przegląd taki wykonywany jest przez uprawniony serwis i obejmuje kontrolę działania urządzenia, w tym stanu pamięci fiskalnej, drukarki oraz innych mechanizmów. Niewykonanie przeglądu technicznego w wyznaczonym terminie może skutkować konsekwencjami finansowymi dla przedsiębiorcy, takimi jak mandaty, a także pozbawieniem prawa do ulgi na zakup kasy fiskalnej. Urząd skarbowy może również nałożyć dodatkowe sankcje w przypadku systematycznego unikania przeglądów technicznych. Przedsiębiorca powinien dbać o terminowość przeglądów, aby zapewnić, że kasa jest w pełni sprawna i zgodna z przepisami. Regularne przeglądy nie tylko zapewniają zgodność z przepisami, ale też minimalizują ryzyko awarii i przerw w sprzedaży.
9. Czy mogę używać kasy z papierowym zapisem kopii po 1 stycznia 2023 r.?
Kasy z papierowym zapisem kopii mogą być używane po 1 stycznia 2023 roku, jednakże istnieją branże, dla których wymagana jest wymiana na kasy online zgodne z nowymi przepisami. Kasy online mają zdolność przesyłania danych o sprzedaży bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas, co umożliwia bieżący nadzór nad ewidencją. Zgodnie z przepisami, niektóre sektory, takie jak branża hotelarska, gastronomiczna, fryzjerska i kosmetyczna, muszą stosować kasy online, niezależnie od daty zakupu poprzedniego urządzenia. Przedsiębiorcy spoza wymienionych sektorów mogą kontynuować używanie tradycyjnych kas z papierową kopią, aż do momentu ich zużycia lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej. Przepisy te mają na celu zwiększenie transparentności obrotów i ułatwienie kontroli fiskalnych.
10. Jakie są różnice między kasą online a tradycyjną kasą fiskalną?
Kasa online różni się od tradycyjnej kasy fiskalnej głównie tym, że umożliwia automatyczne przesyłanie danych o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową. Dzięki temu, urząd skarbowy ma stały dostęp do bieżących informacji o sprzedaży, co zwiększa transparentność oraz ułatwia wykrywanie nieprawidłowości podatkowych. Tradycyjna kasa fiskalna tego nie oferuje i jedynie przechowuje kopie paragonów wewnątrz urządzenia, najczęściej na rolkach papierowych lub w wersji cyfrowej. Kasy online wymagają stabilnego dostępu do internetu, aby zapewnić regularne przesyłanie danych do CRK, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami, np. w miejscach o słabym zasięgu. Ponadto kasy online są bardziej zaawansowane technologicznie i wyposażone w funkcje zwiększające bezpieczeństwo i kontrolę nad ewidencją sprzedaży.
11. Jakie informacje powinien zawierać paragon fiskalny?
Paragon fiskalny, który jest drukowany przez kasę fiskalną, powinien zawierać zestaw obowiązkowych informacji wymaganych przez prawo. W Polsce, na paragonie musi znajdować się przede wszystkim nazwa oraz adres przedsiębiorcy prowadzącego sprzedaż, a także jego numer NIP. Każdy paragon musi zawierać również datę i czas sprzedaży, nazwę towaru lub usługi (opis musi być jasny i zrozumiały, aby identyfikował przedmiot transakcji), a także jednostkową cenę oraz ilość sprzedanego towaru. Paragon musi również wykazywać łączną kwotę należną do zapłaty oraz wyszczególnione stawki VAT z odpowiednimi oznaczeniami literowymi, np. A, B, C, które odpowiadają poszczególnym stawkom podatkowym. Na końcu paragonu często znajduje się numer paragonu oraz unikalny numer kasy. Dobrze wydrukowany paragon jest kluczowy, ponieważ stanowi dowód sprzedaży i jest podstawą do ewentualnych zwrotów lub reklamacji.
12. Jak długo należy przechowywać kopie paragonów fiskalnych?
Zgodnie z przepisami podatkowymi, przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania kopii paragonów fiskalnych przez określony czas. W Polsce okres ten wynosi najczęściej pięć lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym miała miejsce dana sprzedaż. Kopie paragonów są dowodem prowadzenia ewidencji sprzedaży i mogą być sprawdzane przez organy podatkowe podczas kontroli. Dawniej kopie przechowywane były na rolkach papierowych, ale obecnie, w przypadku kas online i kas z elektroniczną kopią, zapisywane są one cyfrowo, co znacząco ułatwia ich archiwizację. Przechowywanie kopii jest istotne, ponieważ umożliwia przedsiębiorcy przedstawienie dowodu sprzedaży w przypadku sporu lub kontroli. Brak kopii paragonów w wymaganym czasie może skutkować karami ze strony organów podatkowych.
13. Czy mogę prowadzić sprzedaż bez kasy fiskalnej, jeśli mój obrót jest niski?
Prowadzenie sprzedaży bez kasy fiskalnej jest możliwe w pewnych sytuacjach, jednak przepisy w Polsce jasno określają, które branże i typy działalności są zwolnione z tego obowiązku, oraz do jakiej kwoty obrotu można sprzedaż prowadzić bez użycia kasy. Zwolnienia obejmują wybrane usługi, np. edukacyjne, medyczne, czy finansowe, oraz sprzedaż przez internet pod warunkiem, że płatność odbywa się przelewem, a odbiorca jest w pełni identyfikowalny. Dla pozostałych typów działalności obowiązuje limit obrotów rocznych, po którego przekroczeniu należy zainstalować kasę fiskalną. W 2023 roku limit ten wynosił 20 tys. zł. Przedsiębiorcy, którzy chcą skorzystać ze zwolnienia, muszą dokładnie sprawdzić, czy spełniają warunki prawne i nie przekroczyli limitu. Przekroczenie limitu bez zainstalowania kasy może skutkować sankcjami ze strony urzędów skarbowych.
14. Jakie są kary za niewydanie paragonu fiskalnego klientowi?
Niewydanie paragonu fiskalnego to poważne naruszenie przepisów podatkowych i może prowadzić do sankcji finansowych oraz kar administracyjnych. Przedsiębiorcy, którzy nie wydają paragonu, mogą zostać ukarani mandatem karno-skarbowym, którego wysokość zależy od wartości transakcji oraz od częstotliwości wykroczeń. W Polsce inspektorzy skarbowi mogą przeprowadzać tzw. kontrole na legitymację, aby sprawdzić, czy przedsiębiorca stosuje się do obowiązku wydawania paragonów. Jeśli przedsiębiorca wielokrotnie nie wydaje paragonu lub zataja dochody, grożą mu wyższe sankcje, a nawet kara pozbawienia wolności. Niewydawanie paragonów ma na celu ukrywanie obrotu i unikanie płacenia podatków, co jest traktowane jako oszustwo podatkowe. Aby uniknąć takich konsekwencji, przedsiębiorcy powinni wydawać paragony przy każdej transakcji i przestrzegać przepisów ewidencyjnych.
15. Czy mogę używać jednej kasy fiskalnej w kilku punktach sprzedaży?
Kasa fiskalna jest zazwyczaj przypisana do jednego miejsca prowadzenia działalności, ponieważ w dokumentach rejestrowych określony jest jej adres instalacji. Jednak w przypadku działalności mobilnej, jak np. sprzedaż obwoźna, przepisy pozwalają na użytkowanie tej samej kasy w różnych miejscach, pod warunkiem, że kasa jest przystosowana do takiego typu użytkowania. W działalnościach stacjonarnych, jeśli przedsiębiorca posiada kilka punktów sprzedaży, zwykle wymaga się oddzielnych kas fiskalnych dla każdego z nich. Zastosowanie jednej kasy w wielu lokalizacjach bez zgody urzędu skarbowego może być uznane za naruszenie przepisów. Przedsiębiorcy prowadzący działalność w kilku miejscach muszą dokładnie sprawdzić, czy przepisy pozwalają im na przenoszenie kasy, i rozważyć zakup kasy mobilnej lub odpowiedniej liczby urządzeń do każdego punktu sprzedaży.
16. Jakie są wymagania techniczne dla kas fiskalnych online?
Kasy fiskalne online muszą spełniać szczególne wymagania techniczne określone przez polskie prawo, aby mogły być używane do rejestrowania sprzedaży. Przede wszystkim takie kasy muszą posiadać funkcję automatycznego przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową. Aby to było możliwe, kasy online muszą mieć stały dostęp do internetu, co pozwala na przesyłanie informacji o sprzedaży w czasie rzeczywistym. Dodatkowo, każda kasa online powinna być wyposażona w moduł chroniący dane sprzedaży i umożliwiający ich szyfrowanie podczas przesyłania. Wymagania techniczne obejmują również posiadanie certyfikatu wydanego przez Główny Urząd Miar, który potwierdza zgodność urządzenia z przepisami. Kasy muszą również mieć funkcję zapisu elektronicznej kopii paragonu, a ich konstrukcja powinna być wytrzymała i dostosowana do długotrwałego użytkowania. W przypadku awarii połączenia internetowego kasa powinna zapisać dane sprzedaży w pamięci, a następnie przesłać je do CRK, gdy połączenie zostanie przywrócone.
17. Czy mogę samodzielnie przeprowadzić fiskalizację kasy?
Fiskalizacja kasy fiskalnej to proces, który może być wykonany tylko przez uprawnionego serwisanta, który posiada specjalne uprawnienia i certyfikaty. Fiskalizacja polega na aktywacji modułu fiskalnego kasy, co pozwala na rejestrowanie sprzedaży i zapisywanie danych o transakcjach w sposób trwały. Podczas fiskalizacji serwisant wprowadza do kasy dane przedsiębiorcy, takie jak numer NIP, oraz zabezpiecza moduł fiskalny przed późniejszymi zmianami. Po zakończeniu procesu kasa staje się urządzeniem fiskalnym, a wszelkie dane są zapisywane w sposób zgodny z przepisami. Przeprowadzanie fiskalizacji samodzielnie jest nielegalne i może skutkować utratą ważności urządzenia oraz sankcjami prawnymi. Po fiskalizacji serwisant wystawia dokument potwierdzający prawidłowe przeprowadzenie procesu, który należy przechowywać razem z dokumentacją kasy.
18. Jakie są obowiązki serwisowe związane z kasą fiskalną?
Każdy przedsiębiorca używający kasy fiskalnej ma obowiązek regularnie serwisować swoje urządzenie, co jest wymagane przez przepisy podatkowe. Przeglądy techniczne muszą być wykonywane co najmniej raz na dwa lata, a odpowiedzialność za ich terminowe przeprowadzenie spoczywa na właścicielu kasy. Przegląd obejmuje sprawdzenie poprawności działania wszystkich funkcji kasy, w tym modułu fiskalnego, drukarki oraz pamięci fiskalnej. Serwisant weryfikuje również, czy kasa jest zgodna z aktualnymi przepisami i czy spełnia wymagania techniczne. Każdy przegląd musi być potwierdzony odpowiednim wpisem w książce kasy oraz dokumentacją serwisową. Niezrealizowanie przeglądów w wyznaczonym czasie może skutkować sankcjami, takimi jak utrata prawa do ulgi na zakup kasy czy kary finansowe. Przeglądy serwisowe są ważne nie tylko ze względu na obowiązki podatkowe, ale także zapewniają sprawne działanie kasy i minimalizują ryzyko awarii.
19. Czy mogę odliczyć VAT od zakupu kasy fiskalnej?
Tak, przedsiębiorcy mogą odliczyć VAT od zakupu kasy fiskalnej, pod warunkiem, że prowadzą działalność gospodarczą opodatkowaną VAT-em i wykorzystują kasę do ewidencjonowania sprzedaży. Odliczenie VAT-u z faktury za zakup kasy jest możliwe, jeśli kasa została zarejestrowana i użytkowana zgodnie z przepisami. Odliczenie VAT nie jest jednak tym samym, co ulga na zakup kasy, która wynosi do 700 zł. Podatek VAT można odliczyć w rozliczeniu miesięcznym lub kwartalnym, w zależności od formy rozliczeń wybranej przez przedsiębiorcę. Odliczenie VAT od zakupu kasy jest jednym z przywilejów dla podatników VAT, którzy zgodnie z przepisami są zobowiązani do stosowania kasy w ewidencji sprzedaży. Odliczenie to pozwala na zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności.
20. Jakie są terminy zgłoszenia kasy fiskalnej do urzędu skarbowego?
Każda kasa fiskalna, która ma być używana do ewidencjonowania sprzedaży, musi zostać zgłoszona do urzędu skarbowego przed rozpoczęciem jej użytkowania. Przedsiębiorca powinien zgłosić kasę do fiskalizacji w terminie nie dłuższym niż siedem dni od momentu jej zakupu. Po fiskalizacji kasa musi być zgłoszona do urzędu skarbowego na formularzu, który zawiera dane przedsiębiorcy, numer unikatowy kasy oraz jej model i numer fabryczny. Urząd skarbowy rejestruje urządzenie i przyznaje numer ewidencyjny, który powinien być umieszczony na kasie w widocznym miejscu. Obowiązek zgłoszenia kasy do urzędu ma na celu zapewnienie, że kasa jest używana zgodnie z przepisami i że przedsiębiorca prowadzi ewidencję sprzedaży. Niezgłoszenie kasy lub opóźnienie w jej rejestracji może skutkować sankcjami administracyjnymi, a także utratą prawa do ulgi na zakup kasy.
21. Czy mogę używać kasy fiskalnej zakupionej za granicą?
Używanie kasy fiskalnej zakupionej za granicą jest możliwe tylko wtedy, gdy urządzenie spełnia polskie normy techniczne i prawne. Kasy fiskalne używane w Polsce muszą mieć certyfikat zgodności wydany przez Główny Urząd Miar (GUM) oraz muszą być przystosowane do polskiego systemu podatkowego, w tym do obsługi polskich stawek VAT i polskiego języka. Ponadto, kasa powinna być wyposażona w moduł fiskalny zgodny z polskimi wymaganiami, co często nie jest spełnione przez urządzenia z zagranicy. W większości przypadków sprowadzenie kasy zza granicy nie jest opłacalne, ponieważ przystosowanie jej do wymagań polskich przepisów może wiązać się z wysokimi kosztami. Warto przed zakupem skonsultować się z serwisem lub specjalistą, aby upewnić się, czy kasa spełnia wszystkie wymagania. Używanie niecertyfikowanej kasy jest nielegalne i może prowadzić do sankcji podatkowych.
22. Jakie są zasady ewidencjonowania zwrotów i reklamacji na kasie fiskalnej?
Ewidencjonowanie zwrotów i reklamacji na kasie fiskalnej jest szczegółowo uregulowane przez przepisy podatkowe. W przypadku zwrotu towaru lub reklamacji przedsiębiorca ma obowiązek wystawić dowód zwrotu, który powinien zawierać numer paragonu, datę sprzedaży oraz dane dotyczące zwracanego towaru lub usługi. Kasa fiskalna powinna być przystosowana do rejestrowania zwrotów i umożliwiać ich prawidłowe oznaczenie w ewidencji sprzedaży. W Polsce zwroty ewidencjonuje się jako ujemne pozycje w raportach fiskalnych, co wpływa na końcowy wynik sprzedaży oraz kwoty podatku VAT do rozliczenia. Przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania dowodów zwrotów, takich jak podpisane protokoły reklamacyjne lub potwierdzenia zwrotu od klienta. Niezarejestrowanie zwrotu lub reklamacji zgodnie z przepisami może prowadzić do nieścisłości w rozliczeniach podatkowych i ewentualnych sankcji ze strony urzędu skarbowego.
23. Czy mogę używać kasy fiskalnej w działalności sezonowej?
Tak, kasa fiskalna może być używana w działalności sezonowej, jednak obowiązują określone zasady dotyczące zgłoszeń i rejestracji sprzedaży. Przedsiębiorca prowadzący działalność sezonową, np. sprzedaż na targowiskach czy w punktach rekreacyjnych, musi zgłosić kasę do urzędu skarbowego przed rozpoczęciem sezonu. Po zakończeniu sezonu działalności kasa powinna pozostać zarejestrowana, nawet jeśli przez jakiś czas nie jest używana. Przedsiębiorcy powinni pamiętać o regularnym generowaniu raportów dobowych i miesięcznych, niezależnie od tego, czy kasa jest używana codziennie, czy jedynie przez określony okres w roku. Niezgłoszenie lub wyrejestrowanie kasy może prowadzić do problemów z urzędem skarbowym, który może wymagać wyjaśnień w sprawie przestojów w ewidencji sprzedaży. Dla działalności sezonowych przydatne mogą być mobilne kasy fiskalne, które umożliwiają łatwe przenoszenie i obsługę sprzedaży w różnych miejscach.
24. Jakie są wymagania dotyczące oznaczeń literowych stawek VAT na kasie?
Na kasie fiskalnej stawki VAT muszą być odpowiednio oznaczone literami, aby łatwo identyfikować, jaką stawkę podatku zastosowano dla danego towaru lub usługi. W Polsce obowiązujące przepisy przewidują, że różne stawki VAT są przypisane do liter od „A” do „G” – przykładowo, stawka podstawowa (np. 23%) jest często przypisana do litery „A”, a stawki obniżone (np. 8% lub 5%) do kolejnych liter. Każdy przedsiębiorca musi odpowiednio przypisać stawki VAT do oznaczeń literowych na swojej kasie w zależności od asortymentu, którym handluje. Przypisanie tych liter jest wymagane, aby ułatwić kontrolę podatkową i umożliwić prawidłowe rozliczenie podatku VAT. Przedsiębiorcy są zobowiązani do ustawienia tych liter przy konfiguracji kasy lub podczas fiskalizacji i nie mogą zmieniać przypisania bez odpowiedniej procedury.
25. Czy mogę używać kasy fiskalnej bez podłączenia do prądu?
Tak, istnieją kasy fiskalne, które można używać bez stałego podłączenia do prądu. Są to tzw. kasy mobilne, które posiadają wbudowany akumulator pozwalający na działanie przez określony czas bez zewnętrznego zasilania. Kasy mobilne są szczególnie przydatne w działalnościach terenowych, takich jak sprzedaż na targowiskach, jarmarkach, czy usługi świadczone u klienta, np. naprawy mobilne. Czas pracy na baterii zależy od modelu kasy oraz częstotliwości jej użytkowania. Przedsiębiorcy powinni jednak pamiętać, aby regularnie ładować kasę, ponieważ brak zasilania może uniemożliwić jej prawidłowe działanie i rejestrowanie sprzedaży. Przepisy nie zabraniają stosowania kas mobilnych, ale przedsiębiorca musi zadbać o to, aby urządzenie było zawsze w pełnej gotowości i spełniało wszelkie wymagania techniczne, w tym możliwość generowania raportów.
26. Jakie są zasady ewidencjonowania zaliczek na kasie fiskalnej?
Ewidencjonowanie zaliczek na kasie fiskalnej wymaga odpowiedniego udokumentowania kwoty, która została wpłacona przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi. W takim przypadku przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia paragonu, na którym zaznaczona jest wpłata zaliczki i jej wartość. W momencie realizacji pełnej transakcji, kiedy towar lub usługa zostaje dostarczona, przedsiębiorca wystawia drugi paragon na pozostałą kwotę (jeśli taka istnieje) lub dokonuje końcowego rozliczenia, uwzględniając zaliczkę. Taki sposób ewidencji umożliwia dokładne śledzenie wpłat zaliczkowych i późniejsze ich ujęcie w całościowej kwocie transakcji. W przypadku zaliczek warto również prowadzić dodatkową dokumentację, która pozwoli na jednoznaczne połączenie każdej wpłaty z określoną sprzedażą. Brak odpowiedniego ewidencjonowania zaliczek na kasie może skutkować nieprawidłowościami w rozliczeniu VAT oraz problemami podczas kontroli podatkowej.
27. Czy mogę używać kasy fiskalnej w działalności internetowej?
Używanie kasy fiskalnej w działalności internetowej jest możliwe, ale zależy od formy prowadzenia sprzedaży oraz sposobu dostarczania towarów i odbierania płatności. W Polsce, jeśli przedsiębiorca prowadzi sprzedaż przez internet, ale dokonuje odbioru osobistego, często wymagane jest ewidencjonowanie transakcji na kasie fiskalnej. W przypadku sprzedaży wysyłkowej zwolnienie z obowiązku kasy fiskalnej może obowiązywać, pod warunkiem, że płatność jest dokonywana przelewem, a odbiorca jest w pełni zidentyfikowany (np. poprzez numer rachunku bankowego). Jednak wiele branż, takich jak kosmetyczna czy gastronomiczna, ma obowiązek stosowania kas fiskalnych online, nawet jeśli sprzedaż odbywa się wyłącznie przez internet. Użycie kasy fiskalnej w działalności internetowej może być przydatne również w celach organizacyjnych, gdyż pozwala na sprawną rejestrację obrotów i podatku VAT. Przedsiębiorcy powinni dokładnie sprawdzić przepisy dotyczące swojej branży i sposobu sprzedaży online.
28. Jakie są zasady ewidencjonowania sprzedaży w walutach obcych na kasie fiskalnej?
Zasady ewidencjonowania sprzedaży w walutach obcych na kasie fiskalnej są jasno określone przez przepisy – w Polsce kasa fiskalna musi być ustawiona na polską walutę (PLN). Dlatego sprzedaż w walutach obcych, takich jak EUR czy USD, wymaga dodatkowego przeliczenia kwoty na złotówki przed wprowadzeniem jej na kasę fiskalną. Przelicznik walutowy należy ustalić zgodnie z obowiązującym kursem średnim Narodowego Banku Polskiego (NBP) z dnia poprzedzającego transakcję. W praktyce, jeśli klient płaci w walucie obcej, wartość transakcji jest przeliczana na PLN, a następnie ewidencjonowana na kasie w polskich złotych. Dzięki temu każda transakcja jest prawidłowo rozliczana i opodatkowana według przepisów krajowych. Ewentualne różnice kursowe powinny być ujęte w ewidencji księgowej, aby zapewnić zgodność z wymogami podatkowymi.
29. Czy mogę używać kasy fiskalnej w działalności mobilnej?
Tak, kasy fiskalne są przystosowane do użytkowania w działalności mobilnej, takiej jak sprzedaż w terenie, na targowiskach, czy podczas wydarzeń masowych. W takich przypadkach najlepiej sprawdzają się kasy mobilne, które są lekkie, poręczne, i posiadają baterię umożliwiającą pracę bez stałego źródła zasilania. Kasy mobilne pozwalają na rejestrowanie sprzedaży w miejscach o ograniczonym dostępie do prądu czy internetu. Aby móc używać kasy fiskalnej mobilnie, przedsiębiorca musi wcześniej zgłosić taką działalność do urzędu skarbowego i zarejestrować kasę jako urządzenie mobilne. Warto dbać o stan baterii oraz o regularne wykonywanie raportów dobowych, niezależnie od miejsca prowadzenia sprzedaży. Kasa mobilna, mimo że jest używana w terenie, podlega takim samym zasadom ewidencyjnym jak stacjonarna, dlatego przedsiębiorca musi dbać o regularne przeglądy techniczne i inne obowiązki wynikające z przepisów.
30. Jakie są zasady ewidencjonowania sprzedaży usług na kasie fiskalnej?
Ewidencjonowanie sprzedaży usług na kasie fiskalnej wymaga podania jasnego opisu usługi oraz zastosowania odpowiedniej stawki VAT. Usługi, podobnie jak towary, muszą być opisane w sposób umożliwiający jednoznaczną identyfikację przez klienta oraz przez organy podatkowe. Na paragonie należy podać nazwę usługi, która powinna być zrozumiała dla klienta i zgodna z rzeczywistością – np. „naprawa sprzętu AGD”, „usługa fryzjerska” lub „serwis komputerowy”. Wybór stawki VAT zależy od rodzaju usługi i jest określony przez przepisy podatkowe. Przedsiębiorca powinien ustalić, które usługi w jego ofercie podlegają stawkom obniżonym, a które podstawowej, aby prawidłowo rozliczyć podatek. Każda zmiana w ofercie usługowej wymaga również aktualizacji nazw i stawek na kasie fiskalnej. Regularna kontrola zgodności z przepisami VAT pozwala uniknąć nieporozumień i sankcji podatkowych.